Archiv- und Kirchbuchwesen

Das Archivwesen gehört zusammen mit der Registratur und der Aktenführung zur Schriftgutverwaltung und ist damit ein zentraler Teil einer geordneten Geschäftsführung in jeder Kirchengemeinde.

Archive sichern Unterlagen, die in der laufenden Verwaltung nicht mehr gebraucht werden, aber aus rechtlichen oder historischen Gründen dauerhaft aufbewahrt werden müssen. Dazu zählen auch elektronische Unterlagen. So entsteht ein Gedächtnis der Gemeinde, das Rechtssicherheit schafft und zugleich Geschichte bewahrt.

Ordnung und Aufbewahrung

Die Registraturakten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, müssen bewertet werden, bevor sie dem Archiv zugeordnet werden können. Unterlagen von nicht bleibendem Wert müssen in diesem Bewertungsprozess ausgesondert und sachgerecht vernichtet (kassiert) werden. Das Archivgut wird in Archivmappen und -kartons an einem sicheren Ort gelagert. Für die Auffindbarkeit erhalten die archivierten Akten jeweils eine Signatur, die in einem Findbuch zusammen mit dem Aktentitel und der Laufzeit aufgeführt werden. Das Findbuch muss bei jeder Amtsübergabe sorgfältig mitgeführt werden.

Kirchenbücher sind nach dem Archivgesetz dauerhaft aufzubewahrendes Archivgut. Dies gilt auch für die elektronisch geführten Kirchenbücher. Die Führung der Kirchenbücher unterliegt einer besonderen Sorgfaltspflicht.

Praxis

Gesetze und Verordnungen sind nicht nur die Maßgaben des Verwaltungshandelns, sie stellen auch wertvolle Hilfen bei der Bewältigung der Aufgaben dar. Grundlegende Voraussetzung für ein geordnetes Archiv ist die strukturierte Aktenführung der laufenden Gemeindeverwaltung nach einem vorgegebenen Aktenplan. Die Zentralregistratur des Konsistoriums und das Landeskirchliche Archiv stellen einen Aktenplan in elektronischer Form zur Verfügung.

Die Bewertung der Unterlagen erfolgt auf Grundlage der Kassationsordnung, die auch die Aufbewahrungsfristen für unterschiedliche Aktengruppen vorgibt. Erst nach Ablauf der Fristen und der Bewertung kann Schriftgut zu Archiv- oder Kassationsgut erklärt werden.

Die Verzeichnung der Archivunterlagen erfolgt im Archivinformationssystem des Landeskirchlichen Archivs.

Das Landeskirchliche Archiv hat erfolgreich mit dem System „KRZ.Dips.Kirche“ eine kirchenexklusive, kooperative Verbundlösung zur digitalen Langzeitarchivierung etabliert. 

Die Akten werden für die dauerhafte Aufbewahrung und Lagerung in säurefreie Mappen geheftet, mit der Archivsignatur wie im Findbuch bezeichnet und in ebenfalls säurefreien, stabilen Archivkartons abgelegt. Die Archivkartons werden entsprechend gekennzeichnet. Das Archivgut wird fachgerecht nach DIN ISO 11799 gelagert.

Gebundene Kirchenbücher werden an einem sicheren Ort gelagert. Die Ausdrucke kirchlicher Amtshandlungen sollten in festgelegten Zeitabschnitten geheftet oder gebunden, paginiert sowie mit dem Dienstsiegel und der amtlichen Unterschrift versehen werden. Kirchenbücher gehören zum Kernbestand des Pfarrarchivs. Seit dem 1. Januar 2018 werden die Kirchenbücher elektronisch geführt.

Das Archivgut, einschließlich der Kirchenbücher, können Nutzer:innen nach Maßgabe des Archivgesetzes und unter Gewährleistung der Aufsichtspflicht, gegen Gebühr zur Benutzung vorgelegt werden.

Orientierung bieten die Benutzungsordnung und die Gebührenordnung des Landeskirchlichen Archivs.

Unterstützung

In allen Fragen des Archivwesens können die ehrenamtlichen Archivpfleger:innen des Kirchenkreises angesprochen werden. Sie sind zu den Amtsübergaben hinzuzuziehen, führen selbstständig Archivvisitationen durch und unterstützen die Superintendent:innen bei der Ausübung ihrer Amtspflichten in der Schriftgutverwaltung und dem Archivwesen. Weitere Hilfen sind von der Fachaufsicht des Landeskirchlichen Archivs zu erhalten. In Fragen der Kirchenbuchführung berät die Kirchenbuchstelle im Landeskirchlichen Archiv.

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