Das wichtigste Arbeitsfeld der KVÄ ist das Thema Haushalt und Finanzen. Da Kirchengemeinden Körperschaften des öffentlichen Rechts und verfassungsrechtlich geschützt sind, gilt für sie ein auf kirchliche Verhältnisse angepasstes Haushaltsrecht, das im Wesentlichen dem des öffentlichen Dienstes entspricht.

• Haushaltspläne und Jahresabschlüsse: Sie werden gemeinsam mit der Gemeinde erstellt und vom Gemeindekirchenrat (GKR) beschlossen. Jahresabschlüsse werden anschließend gebunden und sind von den Gemeinden dauerhaft aufzubewahren.
• Zahlungsverkehr: Da Kirchengemeinden kein eigenes Konto haben, werden von den Verwaltungsämtern zentral alle Rechnungen bezahlt. Nur so ist einerseits sichergestellt, dass Zahlungen den rechtlichen Vorschriften entsprechend korrekt verbucht werden und andererseits über ein zentrales Konto, die sogenannte Kassengemeinschaft, immer genügend Liquidität vorhanden ist und niemand kurzfristig „ins Minus rutscht“.
• Vier-Augen-Prinzip: Gesetzlich vorgeschrieben ist dabei das sogenannte Vier-Augen-Prinzip. Das bedeutet, dass eine Rechnung durch das Verwaltungsamt nur bezahlt werden kann, wenn zwei verantwortliche GKR-Mitglieder darauf unterschrieben haben und zwar einmal mit dem Vermerk „Sachlich richtig“ und einmal mit “Angewiesen“. Die Absprache, wer bis zu welcher Höhe eine Rechnung abzeichnen darf, wird innerhalb der Gemeinde getroffen und sollte dem oder der zuständigen Sachbearbeiter:in beim Verwaltungsamt mitgeteilt werden.
• Digitalisierung: Das Rechnungswesen wird auf ein einheitliches digitales Verfahren umgestellt. Um sich den Prozess erläutern zu lassen, und für Schulungen wenden Sie sich bitte an Ihr KVA.
• Erstattungen: Sachkosten oder Fahrtkosten können über Formulare beim KVA zur Erstattung eingereicht werden. Für Pkw-Fahrten gelten besondere Regeln aus dem Klimaschutzgesetz und der landeskirchlichen Fahrtkostenverordnung. Mehr Infos finden sich unter kirchenrecht-ekbo.de.

Die KVÄ bearbeiten alle arbeitsrechtlichen Angelegenheiten rund um die Mitarbeiter:innen der Gemeinde – außer Pfarrer:innen (und eventuell noch vorhandene Kirchenbeamt:innen).

• Stellenbesetzung: Der GKR entscheidet über die Besetzung, das KVA prüft die rechtlichen Voraussetzungen. Ob die Einstellungsvoraussetzungen erfüllt sind, ist im Kirchengesetz über die kirchlichen Anforderungen der privatrechtlichen beruflichen Mitarbeit und die Genehmigung von Arbeitsverträgen geregelt (Link). Das KVA erstellt auch den Arbeitsvertrag. Arbeitsverträge unterliegen strengen rechtlichen Voraussetzungen und sind vom Kirchlichen Verwaltungsamt kirchenaufsichtlich zu genehmigen.
• Tarifrecht: Eingruppierung und Gehälter richten sich nach dem Tarifvertrag und werden vom KVA festgelegt. Bitte informieren Sie sich daher unbedingt dort, wie die rechtlichen Vorgaben und tarifrechtlichen Beschränkungen sind, bevor Sie Bewerber:innen Zusagen machen.
• Vorgesetzte: Angestellte sind Mitarbeiter:innen der Kirchengemeinde. Vorgesetzte sind die/der GKR-Vorsitzende oder die/der geschäftsführende Pfarrer:in. In dieser Rolle stellt der GKR Zeugnisse aus und trägt die Verantwortung für disziplinarische Maßnahmen. Um rechtliche Fehler zu vermeiden, sollten Sie sich rechtlich beraten lassen. Sollte es erforderlich sein, wird Ihnen Ihr Verwaltungsamt auf Nachfrage Rechtsanwält:innen empfehlen, an die Sie sich wenden können.
• Personalakten: Da die Gemeinden Arbeitgeber der Angestellten sind, werden sie in der Küsterei der Gemeinde datenschutzkonform im Original aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfristen sind in der Kassationsordnung geregelt, die Sie ebenfalls in der Rechtssammlung der Landeskirche finden (kirchenrecht-ekbo.de).
• Personalbuchhaltung: Das KVA erledigt Lohnbuchhaltung, Sozialversicherung und Steuerabgaben. Schreiben an die Kirchengemeinde von Krankenkasse, Finanzbehörden oder Berufsgenossenschaften werden an das KVA weitergereicht.

Für alle Kirchenkreise und Gemeinden der EKBO gibt es einen gemeinsamen Versicherungsschutz über den kirchlichen Versicherungsdienstleister Ecclesia. Abgedeckt sind u. a.:

• Gebäude
• Inventar
• Haftpflicht und Vermögensschäden-Haftpflicht
• Unfall
• Dienstreise (Fahrzeug, Fahrrad)
• Spezial-Straf-Rechtsschutz
• Reisepreis-Insolvenz

Bitte sprechen Sie mit ihrem Verwaltungsamt ab, ob die Meldung an die Versicherung durch die Gemeinde oder das Amt erfolgen soll und informieren Sie Ihre:n zuständige:n Sachbearbeiter:in dort in jedem Fall, damit dort eingehende Zahlungen korrekt verbucht werden können. Sollte es sich um einen Schaden an einer gemeindlichen Immobilie handeln, kontaktieren Sie bitte zusätzlich die dortige Immobilienabteilung.

Die Kirchenkreise und Gemeinden der EKBO verfügen über einen großen Bestand an Immobilien. Zu den Immobilien gehören Kirchen, Gemeindehäuser, Wohnungen, landwirtschaftliche Flächen oder Kleingärten. Die Verwaltung der Immobilien liegt laut VÄG beim kirchlichen Verwaltungsamt. Welche Aufgaben hier genau dazugehören, entnehmen Sie bitte der Anlage 1 zu § 9 Abs. 6 VÄG (https://kirchenrecht-ekbo.de/document/314#s12100043).

Bei der Verwaltung kirchlicher Immobilien gelten besondere Vorgaben:

• Mietverträge: Die Höhe der Miete darf von der Gemeinde nicht nach eigenem Ermessen festgesetzt werden, sondern sie muss einerseits dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Angemessenheit entsprechen und sich andererseits im Rahmen des mietrechtlich Zulässigen bewegen, insbesondere einem evtl. vorhandenen Mietspiegel entsprechen. Lassen Sie dies bitte unbedingt vor Unterzeichnung des Mietvertrages durch Ihr Veraltungsamt prüfen, damit es später nicht zu Unstimmigkeiten mit den Mieter:innen kommt.
• Handwerker:innenleistungen: Klären Sie mit dem Verwaltungsamt, ob Aufträge von der Gemeinde oder vom Amt vergeben werden (wird in den Kirchenkreisen unterschiedlich gehandhabt). Vergabeordnung: Sofern die Vergabe von Handwerker:innenleistungen durch die Gemeinde erforderlich ist, beachten Sie bitte, dass die Vorschriften der Vergabeordnung zwingend einzuhalten sind und ein Vergabevermerk auszufüllen ist, sofern gewisse Höchstbeträge überschritten sind. Die aktuelle Textfassung der Vergabeordnung sowie ein ausfüllbares Muster des Vergabevermerkes finden Sie ebenfalls in der landeskirchlichen Online-Sammlung kirchenrechtlicher Vorschriften (kirchenrecht-ekbo.de). Sofern ein Mitglied des Gemeindekirchenrates mit einer solchen handwerklichen Tätigkeit gegen Entgelt beauftragt werden soll, hat das Mitglied vor der Abstimmung über die Vergabe den Raum zu verlassen (Art. 23 Abs. 7 der Grundordnung).
• Mieter:innen-Auswahl: Die Auswahl der Mieter:innen steht im Prinzip im Ermessen der Gemeinde. Allerdings ist dabei zu beachten, dass bei Vermietung an Mitglieder des Gemeindekirchenrates ebenfalls das betroffene Mitglied vor der Abstimmung im Gremium den Raum verlassen muss. Um keinen Verdacht von Vorteilsnahme aufkommen zu lassen, sollte in solchen Fällen die Netto-Kaltmiete keinesfalls niedriger bemessen sein als die ortsübliche Vergleichsmiete.
• Pflege Grünes Datenkonto: Die Pflege des Grünen Datenkontos ist nicht in allen Kirchenkreisen auf das Kirchliche Verwaltungsamt übertragen. Wo dies nicht der Fall ist, müssen die Gemeinden ihre Verbrauchsdaten selber erfassen und in die Datenbank eintragen. Ggfls. muss dann selbständig ein Zugang beantragt werden. Bitte erkundigen Sie sich diesbezüglich nach den Absprachen innerhalb Ihres Kirchenkreises. Auch dort, wo das Kirchliche Verwaltungsamt die Daten im Grünen Datenkonto einpflegt und an das Konsistorium meldet, sind die eingegebenen Daten durch die Gemeinden zu prüfen. Bitte teilen Sie Ihrem Verwaltungsamt auch schon vorher mit, sofern sich entweder der Energieträger geändert hat (z.B. durch Wechsel auf Fernwärme) oder aber die Flächennutzung eine andere ist (z. B. weil mehr Flächen als bisher fremdvermietet wurden).

Zur Baubetreuung gehören regelmäßige Begehungen der gemeindlichen Immobilien, Beratung der Gemeinden bei Sanierungen, Instandhaltungen oder Neubauvorhaben etc., welche die gewöhnliche Immobilienverwaltung übersteigen. Hier ist Fachwissen von Architekt:innen oder Bauingenieur:innen erforderlich. Die Baubetreuung ist Pflichtaufgabe der Kirchenkreise, wobei diese die Aufgabe entweder durch eigenes Personal erledigen oder ihrem Kirchlichen Verwaltungsamt übertragen. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Kirchenkreis, wie dies für Ihre Gemeinde gehandhabt wird.

Das KVA dokumentiert Zu- und Wegzüge sowie kirchliche Vorgänge wie Taufen, Trauungen oder Beerdigungen und gleicht die Daten mit den Einwohnermeldeämtern ab.

• Diese Daten sind Grundlage für die Kirchensteuerzuweisung und Stellenplanung (Ermittlung von besetzungsfähigen Personalstellen).
• Gemeinden können Listen für die Arbeit erhalten (z. B. Jubiläen oder Konfirmationsjahrgänge).
• Datenschutz ist immer zu beachten – bei Fragen hilft die/der Datenschutzbeauftragte.

Hat eine Gemeinde einen Friedhof in eigener Trägerschaft, unterstützt das KVA bei Verwaltung und Finanzen.

• Rechtsgrundlage: Kirchengesetz über die evangelischen Friedhöfe (Friedhofsgesetz)
• Bitte beachten Sie auch die Regelungen der Rechtsverordnung über die Benutzungsgebühren für evangelische Friedhöfe in Berlin (Friedhofsgebührenordnung ev. – FGebO ev.), abrufbar unter https://kirchenrecht-ekbo.de/document/34398.
• Für bestimmte Leistungen erhebt das KVA Gebühren nach einer eigenen Gebührenordnung (Anlage 2 zu § 9 Abs. 6 VÄG). Die Gebührenordnung wird vom Leitungsgremium des KVA beschlossenen und vom Konsistorium genehmigt. Sie finden Sie in der Regel auf der Webseite des Verwaltungsamtes.
• Der Friedhofshaushalt, das heißt die Planung von Einnahmen und Ausgaben, ist Teil des Haushalts der Kirchengemeinde und wird als solcher jährlich vom GKR beschlossen.

Betreibt eine Gemeinde eine Kita in eigener Trägerschaft, wird diese ausschließlich über das KVA verwaltet.

• Personalfragen regelt das KVA.
• Der Kita-Haushalt gehört zum Haushalt der Kirchengemeinde und wird jährlich vom GKR beschlossen.
• Für bestimmte Leistungen erhebt das KVA Gebühren nach einer eigenen Gebührenordnung (Anlage 2 zu § 9 Abs. 6 VÄG). Die Gebührenordnung wird vom Leitungsgremium des KVA beschlossenen und vom Konsistorium genehmigt. Sie finden Sie in der Regel auf der Webseite des Verwaltungsamtes.

Die Arbeit der KVAs wird von den Kirchenkreisen als ausschließliche Träger finanziert. Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Verwaltungsämter mit den erforderlichen Mitteln auszustatten (sogenannter kostendeckender Zuschuss). Da die Kirchenkreise in dieser Höhe nicht über eigene Einnahmen in ausreichender Höhe verfügen, werden diese Kosten innerhalb des Kirchenkreises teilweise auf die Gemeinden umgelegt. Die Details sind in der Finanzsatzung Ihres Kirchenkreises geregelt.

• Grundsätzlich sind die Dienstleistungen für die Gemeinden gebührenfrei.
• Gebühren fallen nur für Zusatzleistungen (z. B. Friedhöfe, Kitas) an. Die jeweilige Gebührenordnung ist beim KVA einsehbar.

Damit ist das Kirchliche Verwaltungsamt zentrale Unterstützung für Finanzen, Personal, Immobilien, Versicherungen, Meldewesen, Friedhöfe und Kitas. Es entlastet die Gemeinden von rechtlich komplexen und verwaltungstechnischen Aufgaben, damit sich der GKR stärker auf seine Leitungsaufgaben konzentrieren kann.