Meldewesen

Grundinformationen

Bedeutung des Gemeindegliederverzeichnisses
Das Meldewesen ist von zentraler Bedeutung für die Mitgliederbetreuung. Ein möglichst vollständiges und fehlerfreies Mitgliederverzeichnis ist nicht nur die Grundlage für die Feststellung der Gemeindegliederzahlen und die darauf aufbauenden Finanzzuweisungen, sondern auch Voraussetzung für eine Begleitung der Kirchenmitglieder durch die Kirchengemeinden.

Kommunale Meldedatenübermittlung
Das kirchliche Melderegister beruht auf einem elektronischen Meldewesenprogramm (KirA), dessen Grunddatenbestand sich aus den aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erfolgenden Meldedatenübermittlungen der Kirchenmitglieder durch die staatlichen Meldebehörden speist. Die übermittelten Daten werden durch ein im Auftrag der Kirche tätiges Rechenzentrum, das EDV-Centrum für Kirche und Diakonie (ECKD), verarbeitet und in die kirchlichen Strukturen eingepasst. Im elektronischen Meldewesenprogramm stehen sie den kirchlichen Behörden und Gliederungen für ihre jeweiligen Bereiche und mit unterschiedlichen Zugriffsrechten zur Verfügung. Auch im Falle eines Zuzugs findet eine Person erst dann Aufnahme in das kirchliche Meldewesenprogramm, wenn sie den kirchlichen Stellen durch das zuständige Einwohnermeldeamt übermittelt worden ist. Durch diese Verknüpfung wird eine weitgehende Parallelität der staatlichen und kirchlichen Register gewährleistet, was wegen der Auswirkungen der Kirchenmitgliedschaft im staatlichen Bereich (z. B. Kirchensteuerpflicht) von erheblicher Bedeutung ist.

Amtshandlungsdaten
Dieser so zustande gekommene Grunddatenbestand wird ergänzt durch die kircheneigenen Amtshandlungsdaten. Erfolgt in einer Kirchengemeinde eine Amtshandlung, (z. B. Taufe, Trauung, Bestattung, Konfirmation) ist diese unverzüglich in das Kirchenbuch einzutragen und dem zuständigen Kirchlichen Verwaltungsamt (KVA) formularmäßig zu melden.

Im Falle von Taufe oder Wiedereintritt meldet das KVA das neue Kirchenmitglied dem zuständigen Einwohnermeldeamt. Dieses übernimmt die kirchliche Mitgliedschaft in den staatlichen Datenbestand und übermittelt die betroffene Person als Kirchenmitglied in das kirchliche Meldewesenprogramm. Erst nach dieser sog. Rückübermittlung wird das neue Kirchenmitglied in den kirchlichen Meldedatenbestand übernommen. Da Trauung, Bestattung oder Konfirmation keine Auswirkungen auf den staatlichen Rechtskreis der Betroffenen haben, werden diese Daten unmittelbar durch das KVA in das kirchliche Melderegister eingetragen.

Wichtige Praxisbausteine

Weitermeldung von Amtshandlungsdaten
Damit dieses komplexe System zuverlässig funktionieren kann, ist es unabdingbar, dass die Kirchengemeinden nicht nur die Amtshandlungen zeitnah in das Kirchenbuch eintragen, sondern auch die unverzügliche Meldung an das KVA vornehmen, damit dieses die Übernahme in das kirchliche Meldewesenprogramm in der beschriebenen Weise veranlassen kann. Dabei kann gerade bei mitgliedschaftsbegründenden Vorgängen wegen des komplizierten Verfahrens durchaus einige Zeit vergehen, bis der Täufling, der Wiedereingetretene oder aber auch der Zugezogene im kirchlichen Melderegister verzeichnet ist. Voraussichtlich ab 2017 wird es auf der Grundlage des im Herbst 2013 von der Landessynode verabschiedeten Melde-, Kirchenbuch- und Statistikgesetzes zu einer Verknüpfung zwischen dem dann elektronisch zu führenden Kirchenbuch und dem Meldewesenprogramm kommen.

Auswertungen
Das elektronische Meldewesenprogramm bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Auswertung des Datenbestandes für unterschiedlichste Formen der Mitgliederbegleitung, z. B. durch den Ausdruck von Geburtstagslisten, Jahrgangslisten oder dgl.. Kirchengemeinden die keinen Zugriff auf das elektronische Meldewesenprogramm vorhalten, müssen entsprechende Datenausdrucke bei ihrem zuständigen KVA abfordern.

Datenschutz
Zu beachten ist, dass es sich bei den Mitgliederdaten um personenbezogene Daten im Sinne des Datenschutzgesetzes der EKD (RS 76) handelt. Alle beruflich oder ehrenamtlich Mitarbeitenden, die Zugriff auf diese personenbezogenen Daten haben, sind zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet und dürfen Daten der Kirchenmitglieder weder an Dritte herausgeben, noch für andere als für unmittelbar kirchliche Zwecke nutzen. Zum Zugriff auf das Meldewesenprogramm zugeteilte Passwörter sind vertraulich zu behandeln. Eine entsprechende Verpflichtungserklärung sollte zu den Akten genommen werden.

Weiterführende Info
Die wichtigsten kirchlichen Rechtsgrundlagen sind:
– Kirchengesetz über die Kirchenmitgliedschaft, das kirchliche Meldewesen und den Schutz der Daten der Kirchenmitglieder (RS 62)
– Verordnung über die in das Gemeindegliederverzeichnis aufzunehmenden Daten der Kirchenmitglieder mit ihren Familienangehörigen (RS 64) und Verwaltungsvorschrift zur Ausführung der Verordnung (RS 65)
– Kirchengesetz über das Melde-, Kirchenbuch- und Statistikwesen in der Evangelischen Kirche Berlin-brandenburg-schlesische Oberlausitz (RS 67)

Anträge auf Erteilung von Zugriffsberechtigungen für das elektronische Meldewesenverfahren KirA sind über das zuständige Kirchliche Verwaltungsamt zu stellen.
Informationen zu den Schulungsangeboten der ECKD GmbH zu KirA sind bei deren Berliner Niederlassung, Herrn Hartwig Greve, meldewesen@eckd.de, Tel. 0561/40044400 erhältlich.

Dieser Beitrag wurde verfasst von Dr. Arne Ziekow, Oberkonsistorialrat und Referatsleiter in der Abteilung 6 des Konsistoriums – Steuern, Versicherungen, Friedhöfe, Meldewesen.

(Stand 2016)