Protokoll über GKR-Beschlüsse

Über die Beschlüsse des GKR ist eine Niederschrift anzufertigen, die vom GKR zu genehmigen und durch die oder den Vorsitzenden und mindestens ein weiteres Mitglied zu unterzeichnen ist (Artikel 23 Abs. 9 GO – Grundordnung der EKBO). Dies kann am Ende der jeweiligen Sitzung nach Verlesen geschehen. Soll ein Protokoll, das mit dem Computer während der Sitzung erstellt wird, am Ende der Sitzung genehmigt werden, so ist ein Ausdruck herzustellen und dieser zu verlesen. Ebenso ist es möglich, an alle Mitglieder (z. B. mit der Einladung und der Tagesordnung) einen Protokollentwurf zu versenden, der zu Beginn der nächsten Sitzung als Beschluss unmittelbar nach Festsetzung der Tagesordnung – falls erforderlich mit Änderungen – genehmigt wird. Im Fall der Versendung von Protokollen bzw. Entwürfen müssen die GKR-Mitglieder darauf hingewiesen werden, dass die Protokolle vertraulich sind. Die Genehmigung in der folgenden Sitzung hat einen wichtigen Nachteil: Will die oder Vorsitzende oder ein Beauftragter des GKR bei der Ausführung der Beschlüsse Sicherheit über den genauen Wortlaut haben, muss sie oder er die Genehmigung des Protokolls erst abwarten.

Es kann ein gebundenes Protokollbuch oder ein Lose-Blatt-Protokoll geführt werden. Letzteres muss jedoch gegen Veränderung geschützt werden, darf also nicht für Fremde zugänglich sein und muss ordnungsgemäß mit nummerierten und miteinander fest verbundenen Seiten abgelegt werden. Bei größeren Gemeinden ist es sinnvoll, ein Lose-Blatt-Protokoll nach jeweils ein oder zwei Jahren binden zu lassen Die Niederschrift muss den wörtlichen Beschluss und das Abstimmungsergebnis enthalten. Beschlüsse, mit Ausnahme von Personalangelegenheiten oder anderen vertraulichen Angelegenheiten, müssen der Gemeinde in geeigneter Weise (z.B. Gemeindeblatt, Gemeinde-Homepage, Abkündigungen oder Schaukasten) bekannt gegeben werden.

Dieser Beitrag wurde verfasst von Dr. Uta Kleine, Heike Koster und Dr. Martin Richter.

Dr. Uta Kleine, Konsistorialrätin in der Abteilung 1 des Konsistoriums – Referat Kirchenrecht und Staatskirchenrecht, Stiftungen, Datenschutz, Strukturfragen
Heike Koster, Oberkonsistorialrätin und Referatsleiterin in der Abteilung 1 des Konsistoriums – Kirchenrecht und Staatskirchenrecht, Stiftungen, Datenschutz und Strukturfragen
Dr. Martin Richter, Oberkonsistorialrat und Leiter der Abteilung 1 – Kirchenrecht und Staatskirchenrecht, Innerer Dienst

(Stand 2016)