Die Gemeindekirchenratssitzung

Im Mittelpunkt der Arbeit von Kirchenältesten stehen die Sitzungen des Gemeindekirchenrates. Hier kommt zum Tragen, was die Grundordnung als Kernaufgaben für den GKR formuliert (Art. 15 Abs. 2 Satz 2 GO – Grundordnung der EKBO, siehe Artikel 1.2 „Aufgaben des GKR“). Damit dies inhaltlich gut und zeitlich zumutbar gelingen kann, brauchen GKR-Sitzungen eine gründliche Vorbereitung und ein geordnete Sitzungsstruktur.

Zur GKR-Sitzung gehören die Tagesordnung, die sachgemäße Beratung und Beschlussfassung sowie ein aussagefähiges Protokoll. Sie soll „einmal im Monat“ stattfinden und wird mit „Schriftwort und Gebet eröffnet und mit dem Segen geschlossen“ (Art. 23 GO).

Vorbereitung der GKR-Sitzung
Sie beginnt mit der Jahresplanung, dem Themen- und Terminplan. Das kann heißen, dass die wichtigen Themen für die Gemeinde – möglicherweise in einer jährlichen GKR-Rüste/Klausurtagung –verabredet worden sind und als Beratungspunkte auf mehrere Sitzungen über einen längeren Zeitraum als Beratungspunkte verteilt werden. Sitzungen des Gemeindekirchenrates sollten im Regelfall nicht länger als zwei/maximal drei Stunden dauern. Denn Ermüdung, Unaufmerksamkeit und Unmut lassen am Ende kaum ertragreiche Gespräche, geschweige denn gute Entscheidungen zu.

Ausgehend von diesen Rahmenbedingungen wird die jeweilige Tagesordnung für die Sitzung durch die GKR-Vorsitzende, in der Regel zusammen mit ihrer Stellvertreterin, aufgestellt. Die Tagesordnung ordnet das inhaltliche Geschehen und die zeitliche Strukturierung. Die Tagesordnung dient sowohl der Vorbereitung der teilnehmenden Kirchenältesten („Darauf kann ich mich einstellen.“) als auch der Vorbereitung der Sitzungsleiterin („Darauf will ich achten!“)

In der Vorbereitung werden neben dem Themenschwerpunkt Stichworte zusammengetragen zu dem, was vorkommen muss …
•    aus der laufenden Arbeit: Entschlussbedarf der Geschäftsführung, Anforderungen kirchlicher und kommunaler Behörden, offene Tagesordnungspunkte (TOP) aus früheren Protokollen, Vorlagen aus Ausschüssen, Anträge von Arbeitsbereichen usw.
•    aus der Gemeinde: Wünsche, Anregungen, Anfragen, Ideen, Planungsbedarf aus der Gemeinde.
•    das Schwerpunkthema: soziale oder politische, theologische oder religiöse, gemeindliche oder kirchliche Entwicklungen, Fragen, Themen, Tendenzen.
Die Tagesordnung braucht eine innere Gliederung, die der menschlichen Leistungskurve entgegen kommt. Deshalb bietet sich grundsätzlich eine Gliederung in drei etwa gleich lange Abschnitte an:
•    Eingangsteil: Andacht und ein leichter, nicht allzu kontroverser Beratungspunkt.
•    Mittelteil: zwei bis drei komplexere Punkte
•    Schlussteil: weniger komplizierte Punkte und Schlussrunde

Die schriftliche Tagesordnung sollte nicht nur Stichworte (z.B. „Kindergottesdienst – Organisationsfragen“) enthalten. Ein konkreter Satz kann ergänzend erläutern, worum es inhaltlich geht (z. B. „Wie lässt sich der gegenwärtige Engpass im Mitarbeitenden-Team für den Kindergottesdienst beheben?“). Gegebenenfalls machen Hinweise auf Personen Sinn, die vertiefende Informationen zum jeweiligen Thema geben können (z. B. „Ansprechperson für diesen Punkt sind Teamleiterin WX und Kirchenälteste YZ.“). Dies ermöglicht, dass sich neben der GKR-Vorsitzenden weitere Kirchenälteste im Vorfeld der Sitzung sachkundig machen können.
Stichpunkte für die weitere Vorbereitung der einzelnen Tagesordnungspunkte sind:
•    Wer muss eingeladen werden?
GKR-Mitglieder, Ersatzälteste, Beiratsvorsitzender, Betroffene, MAV, Gäste, Ausschussmitglieder u.a.
•    Welche Vorlagen können zur Entlastung der Sitzung mitversandt werden? Beschlussvorlagen, Checklisten, Planungsraster, Haushaltsplan u.a.

Sitzungsgestaltung: Sitzungsleitung
Die Leitung der GKR-Sitzung liegt bei der GKR-Vorsitzenden. Ihre Aufgabe ist es, die Sitzung möglichst zielgerichtet zu gestalten. Das gilt für die inhaltliche Beratung und sachgemäße Beschlussfassung genauso wie für die Orientierung an den teilnehmenden Personen und Sorge für eine möglichst ausgeglichene Beteiligung aller. Eine gute Vorbereitung erleichtert diese Aufgabenstellung, weil die Leitung dann nicht durch Orientierungsschwierigkeiten und Selbstorganisation abgelenkt ist.

Es kann eine Hilfe sein, ein Zeitraster für die einzelnen Punkte der Tagesordnung festzulegen. Dieses hält fest, wie viel Zeit für jeden Punkt vorgesehen ist. Damit wird auch das geplante Gewicht des Punktes in der Sitzung sichtbar, genauso der Überblick über die zu erwartende Länge der Sitzung. Sollte die Zeit für die Behandlung eines Punktes nicht mehr ausreichen, muss die Vorsitzende mit den anderen GKR-Mitgliedern eine Vereinbarung aushandeln: Erweiterung des Zeitrahmens um eine festgelegte Dauer, Delegation der Behandlung (z. B. in einen Ausschuss) oder Vertagung in die nächste Sitzung.

Sitzungsgestaltung: Gesprächsleitung
Die Gesprächsleitung muss nicht die GKR-Vorsitzende übernehmen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Vorsitzende selbst stärker inhaltlich beitragen oder engagiert Interessen vertreten will. Denn das kann den stärker moderierenden Aufgaben der Gesprächsleitung zuwiderlaufen.
Die grundlegenden Aufgaben der Gesprächsleitung sind:
•    die Redeliste führen,
•    auf die Zeit achten,
•    für eine sachgerechte, konzentrierte Einführung in die Beratungspunkte sorgen,
•    Fragen, Einfälle und Problemanzeigen sammeln und ordnen,
•    zum Thema zurückführen, Gesichtspunkte ordnen, Zwischenergebnisse festhalten,
•    für eine möglichst ausgeglichene Beteiligung sorgen, auch Vielredner/innen zügeln und Schweigende aktivieren,
•    Gefühle, Interessen und Gesprächsatmosphäre thematisieren,
•    Diskussionsgänge zusammenfassen und das Wesentliche herausarbeiten,
•    zu angemessenen Beschlussvorschlägen oder Vereinbarungen führen und die Ergebnisse sichern.
Die unterschiedliche Zielstellung der Beratungspunkte bestimmt den Gesprächsverlauf und die Anforderungen an die Gesprächsleitung, je nachdem ob es um Information, Meinungsbildung, Stellungnahme, Planung, oder Entscheidung geht.

Beschlussfassung
Die Form der Entscheidung sollte gemeinsam festgelegt werden: Abstimmung, Kompromiss oder Konsens. Ein klarer Beschlussvorschlag leitet zur Beschlussfassung über. Der Vorschlag enthält den beschlossenen Sachverhalt, die Rechtsgrundlage, Angaben zum Mittel- oder Personaleinsatz. Es spart Zeit, wenn der Beschlussvorschlag nicht gemeinsam, sondern von der Gesprächsleitung, dem Protokollführenden oder einem kleinen Team erarbeitet wird.

Nachbereitung der Sitzung
Ein genaues Sitzungsprotokoll informiert Nichtanwesende und hilft, dass Beschlüsse sachgemäß umgesetzt werden können. Daher fasst ein Protokoll für Tagesordnungspunkte ohne Beschluss Informationen oder die wesentlichen Positionen von Meinungsbildungsprozessen zusammen. Für Beschlüsse oder Stellungnahmen benennt es einen Umsetzungstermin und eine Beauftragte für die Ausführung. Es legt fest, welche Beschlüsse wo veröffentlicht werden bzw. an wen (Betroffene, Beteiligte, Beauftragte, kirch-liche oder kommunale Behörden) Entscheidungen durch wen weitergegeben werden müssen. Zu den formalen Anforderungen siehe Artikel 1.6 „Protokoll“.

Aufgabe der GKR-Vorsitzenden ist, dafür zu sorgen, dass Beschlüsse etc. umgesetzt werden. Damit ist nicht gemeint, dass sie das alles selbst veranlassen muss, sondern dass sie darauf achtet, dass es geschieht. Hier kann eine kleine Checkliste hilfreich sein.

Weiterführende Hilfen
Muster für eine Tagesordnung unter www.akd-ekbo.de
Muster für eine Checkliste zum Protokoll unter www.akd-ekbo.de
Inhaltliche oder Beratungsanfragen: gemeindeberatung@akd-ekbo.de

Dieser Beitrag wurde verfasst von Bernd Neukirch, Studienleiter für Gemeindeberatung im Amt für kirchliche Dienste in der EKBO.

(Stand 2016)